Программное обеспечение для управления проектами — сравнение со списками для управления проектами

Таблицы являются королем инструментов поддержки управления проектами, потому что они являются наиболее удобным инструментом для использования и наиболее часто используемым инструментом. Как они сравниваются с программным обеспечением для управления проектами? Каковы преимущества каждого и когда вы должны сделать переход на программное обеспечение для управления проектами? Хотя только вы можете принять решение о том, когда вы должны сделать коммутатор, эта статья рассмотрит преимущества каждого из них и предоставит некоторые рекомендации.

В зависимости от того, на какие исследования вы полагаетесь, рынок программного обеспечения для управления проектами находится между 1,5 доллара США миллиард и 3,5 миллиарда долларов. Это программное обеспечение, специально разработанное для поддержки управления проектами. Большинство организаций, которые приложили значительные усилия для эффективного управления проектами, признали, что очень сложно управлять большим количеством проектов и людей или более крупным проектом без поддержки технологий.

Однако нет никакого инструмента для управления проектами который является более популярным или распространенным, чем электронная таблица, несмотря на то, что электронные таблицы не предназначены для инструментов поддержки проектов. Даже в организациях с установленным инструментом управления проектами используются электронные таблицы. Для этого есть очевидные причины. Программа для работы с электронными таблицами находится практически на каждом компьютере в каждой организации, люди знакомы с электронными таблицами и как их использовать, а люди предпочитают использовать эти «офисные» типы программных средств для решения проблем. И я там с ними. Мне нравится использовать электронные таблицы для отслеживания всех видов данных. Это легко, удобно, и я допускаю эго-повышение, чтобы показать, что я могу сделать в электронной таблице.

Учитывая это, давайте рассмотрим некоторые различия между этими двумя различными типами инструментов. Для целей этой статьи я выбрал шесть критериев, с помощью которых можно провести сравнение. Они были отобраны из отзывов клиентов и потенциальных клиентов, а также для изучения того, что важно для успешного внедрения и реализации инструментов проекта внутри организации.

Data Mining

Data mining — огромная часть инструментов управления проектами. Вся причина наличия инструмента — собирать данные, чтобы вы могли разумно смотреть на эти данные, следить за тем, чтобы ваши процессы выполняли рекламу и принимали правильные решения. Вам нужно знать, какие проекты и задачи скользят по трещинам, чтобы вы снова реагировали. Вы должны знать, когда у вас не будет достаточно ресурсов для удовлетворения спроса, чтобы вы могли правильно распределить их или управлять спросом. Вам нужно знать, какие проблемы скрываются, чтобы вы могли обратиться к ним сейчас, прежде чем потерять пользу критического клиента. И вам нужно посмотреть, как работают ваши процессы, чтобы вы могли постоянно совершенствовать свои процессы.

В сегодняшней экономике, конкурентном ландшафте и стандартах отчетности вы должны иметь данные. Менеджеры становятся слепыми, потому что они не знают, что происходит и что происходит. В этом случае светится правильный программный инструмент управления проектами, а таблицы исчезают. Хороший инструмент управления проектами будет ориентирован на базу данных и должен предусматривать различные типы специальных отчетов по нескольким проектам. Это позволяет разрабатывать все виды данных. Вы просто не можете сделать это в электронной таблице на том же уровне. Если вы действительно знаете, что вы делаете, можно связать электронные таблицы вместе и сгенерировать некоторые интегрированные данные. Но это не одно и то же. Вы просто не можете, по прихоти, мои в данные, представленные в ваших многочисленных электронных таблицах. И в сегодняшних условиях это критически важно.

Advantage : Программное обеспечение для управления проектами

Простота использования

Существуют системы программного обеспечения для управления проектами, которые являются легко использовать. Однако электронные таблицы явно имеют преимущество здесь. Большинство людей знакомы с использованием электронных таблиц; они им удобны и даже любят использовать их. Большая причина в том, что таблицы не имеют структуры. Люди обычно не «вынуждены» использовать их. Они могут свободно использовать их, но они хотят. Конечно, есть недостаток в этом. Очень сложно стандартизировать процесс или иметь какую-либо стандартную структуру данных, когда в самом инструменте нет структуры. Однако, с точки зрения простоты использования, электронные таблицы не могут быть избиты.

Вы можете противостоять этому в программном обеспечении управления проектами, используя хорошее, релевантное и периодическое обучение, сохраняя простую реализацию и используя такие инструменты, как шаблоны. Но мы дадим преимущество этого в электронных таблицах.

Advantage : Таблицы

Централизованный доступ

Одна из вещей, которые сегодня делают организации, чтобы стать более конкурентоспособным и более эффективным является предоставление каждому доступ к информации о проекте, в которой они нуждаются. Маркетинговые организации размещают всю информацию в Интернете о каждом проекте клиента. Инженерные организации отслеживают все графики и сразу же выявляют проблемы. Правительственные учреждения предоставляют все необходимые данные онлайн в своих проектах. И на это идет. Значение немедленного доступа к информации является глубоким. Инженер может посмотреть на одну систему и сразу найти необходимые ему характеристики. Менеджер клиента может отслеживать состояние проектов своего клиента и выявлять проблемы на ранней стадии. Профессиональный менеджер услуг может найти информацию о контракте и объем работы для ключевого проекта, прежде чем ответить на вопрос.

Производительность означает получение результатов, ведение дел или создание вещей. Этот тип централизованного доступа позволяет тем, кто находится на передних линиях, давать результаты, чтобы узнать, какое действие следует предпринять, когда

Программное обеспечение для управления проектами, особенно программное обеспечение для управления проектами в Интернете, выигрывает в этом. Таблицы не предназначены для доступа несколькими людьми из нескольких мест.

Advantage : Программное обеспечение для управления проектами

Техническое обслуживание и администрирование

Снова и снова я разговариваю с которые тратят огромное количество времени на обслуживание электронных таблиц. Существует так много времени, затрачиваемого на деятельность, связанную с использованием электронных таблиц:

  • Отслеживание правой электронной таблицы
  • Отслеживание правильной версии правой электронной таблицы
  • Отслеживание электронной почты с правильной версией правой таблицы
  • Отправка правильной электронной таблицы людям, которые не
  • Отслеживание людей, у которых есть информация, необходимая для обновления электронной таблицы
  • Фактическое обновление электронной таблицы
  • Поддержание формул и форматирование электронной таблицы
  • Обновление стандартного формата всех электронных таблиц до приспособить «процесс улучшения»
  • Создание новых электронных таблиц

И этот список можно продолжить. Дело в том, что, хотя для любого инструмента потребуется время для обслуживания, электронные таблицы занимают слишком много времени, потому что они ориентированы на пользователя. Только один человек может обновлять их одновременно. Они также занимают время, потому что они основаны на файлах, что означает, что вам необходимо поддерживать отдельные файлы. Если организация не работает с процессом управления этими файлами (исключение не является правилом), файлы, как правило, хранятся в мешанине мест с нестандартизированными именами файлов и даже нестандартизированными макетами. Если вы потратите время на изучение количества времени, которое люди предпринимают для поддержания этих электронных таблиц, вы будете поражены.

. С другой стороны, программное обеспечение для управления проектами также требует времени для поддержания. Я не могу сказать иначе. Требуется время, чтобы убедиться, что данные правильные в системе, что процессы соблюдаются надлежащим образом и просто получить информацию в системе. Одной из плюсовых сторон этого является то, что многие программные системы управления проектами позволяют вводить информацию всем, чтобы один человек не мог одновременно находить и вводить информацию. В этом случае обслуживание — это поистине техническое обслуживание, чем постоянный, непрерывный ввод данных.

Есть несколько способов минимизировать объем обслуживания и время, затрачиваемое на программные системы управления проектами, и они ориентированы на первоначальную настройку. Если вы хорошо настроите систему, время обслуживания сократится. Использование элементов, таких как шаблоны и отчеты о предварительной настройке, действительно помогает свести к минимуму время, затрачиваемое на инструмент.

Хотя для обоих типов инструментов требуется время, система программного обеспечения для управления проектами хорошо настроена по сравнению с электронными таблицами. [19659002] Advantage : Программное обеспечение для управления проектами

Гибкость

Гибкость в этом контексте относится к способности инструмента адаптироваться к вашим процессам. В практическом отношении это относится к таким вещам, как отслеживание любых типов данных, свойственных вашей компании (например, добавление полей), или внедрение нового шаблона проекта.

Это более сложный атрибут для измерения, особенно с изменением в программные средства для управления проектами. Многие инструменты очень жесткие, что означает, что вы видите, что вы получаете. Некоторые инструменты стали более гибкими и обеспечивают большую адаптивность — например, возможность адаптировать экраны и структуры данных. Это становится все более важным.

Трудно выполнить прямое сравнение, потому что это действительно зависит от системы программного обеспечения управления проектами, которую вы оцениваете, но на самом деле многие системы не будут такими гибкими, как электронная таблица. В электронной таблице вы можете создать новый столбец или строку по прихоти или создать новую таблицу для отслеживания новой информации. Очевидно, что существует недостаток этой гибкости, в частности, трудности в стандартизации процесса. Однако, учитывая строгий взгляд на гибкость, мы должны дать электронным таблицам кивок.

Advantage : Таблицы

Распределение ресурсов и прогнозирование

. Это похоже на то, что вы пытаетесь проверить свою программную систему управления проектами. для интеллектуального анализа данных, но это так важно, что он получает свой собственный биллинг. Управление ресурсами, для которых проекты и задачи являются критическим компонентом управления проектами и одной из больших различий между электронными таблицами и программным обеспечением для управления проектами.

Для обеспечения хорошего управления ресурсами существует три важных момента. К ним относятся:

  • Хорошая структура разбивки работ (прорыв задач в проекте)
  • Хорошая оценка усилия (а не продолжительности), которое должно быть затрачено на каждую задачу (и, следовательно, проект)
  • . Сводный вид этой информации по всем проектам

Из-за однофакторного фокуса электронных таблиц хорошая программная система управления проектами должна победить в этом. Хорошая система предоставит представления и отчеты с пониманием распределения ресурсов, чтобы вы могли просматривать проблемы и делать прогнозы в будущем. Это не означает, что вы не можете делать это с помощью электронных таблиц, но это сложно в лучшем случае, и вам нужно иметь очень хорошую настройку.

Advantage : программное обеспечение для управления проектами

Final Thoughts

Только вы можете выбрать правильный инструмент для своей организации. Конечно, использование электронных таблиц лучше, чем использование абсолютно ничего. У них действительно есть ценность, и они могут быть подходящими для некоторых организаций. Однако хорошее программное обеспечение для управления проектами (особенно на уровне предприятия) явно имеет преимущество для следующих типов организаций:

  • Организации с более чем горсткой проектов по управлению
  • Организации с более чем горсткой людей, которые работают над проектами или управляют ими
  • Организации с крупными или сложными проектами

Таблицы в первую очередь б / у по причине удобный. Однако удобство не является большой причиной для использования инструмента, который поддерживает ваши критические процессы. Убедитесь, что вы выбираете и используете инструмент, который повышает эффективность и производительность ваших людей и процессов, а не наоборот. Это значительно перевешивает преимущества удобства.

Хотя электронные таблицы имеют несколько присущих преимуществ, таких как естественная простота использования и гибкость, вы можете использовать лучшие практики, чтобы свести к минимуму недостатки программного обеспечения для управления проектами. Например, используйте как можно больше шаблонов, максимально упростите экраны, очистите документы, сосредоточьтесь на этих процессах, а не на функциях, обеспечите хорошую подготовку и создайте хорошие, соответствующие отчеты. Сочетание этого с присущими ему преимуществами в программном обеспечении для управления проектами поможет повысить эффективность, повысить производительность и использование ресурсов и стать более конкурентоспособными.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *